Johan Helander

Partner, Centigo

Acceptera inte hög personalomsättning – gör något!

2021-jan-19 12:00:00

Det är ovanligt att företag gör en ärlig kalkyl på alla direkta och indirekta kostnader kopplade till sin personalomsättning. Ökad medvetenhet skulle kunna ”hyfsa” Sveriges snittsiffror och därmed spara stora summor genom att undvika ersättningsrekrytering. Smart bemanningsplanering är ett konkret sätt på vilket företag kan reducera sin personalomsättning.Enligt Svenskt Näringslivs senaste analys av arbetsmarknaden är det ”normalt” att nästan var tredje arbetare avslutar sin anställning… Årligen. Ta in, och fundera på vad snittsiffran säger är ”normalt”. 30%, eller 100 medarbetare på en arbetsplats med 300 anställda lämnar varje år och behöver ersättningsrekryteras. Kanske ”normalt”, men är det ok?

Det kan vara lätt att bara acceptera den personalomsättning man har för att den är ”normal” eller helt enkelt känns svår att påverka. Att folk byter jobb eller får sluta är knappast oväntat eller ett problem i sig – snarare hälsosamt till en viss nivå. Att någon går i pension, ”tröttnar” på arbetsplatsen, rekryteras, eller flyttar är att förvänta sig. Det går även att diskutera statistiken och hur den beräknas, t ex på vilket sätt Svenskt Näringsliv inkluderar personer som är föräldra- eller studielediga.

Oavsett brasklappar och sätt att räkna på, det är när kostnaden för personalomsättning tas med i diskussionen som frågan om vad som är en acceptabel nivå blir relevant. Kostnaderna är flera, några är uppenbara såsom rekryteringsannonser och utbildningsinsatser. Andra kostnader är svårare att både identifiera och uppskatta, såsom sämre kundservice på grund av erfarenhets- och kompetenstapp eller påverkan på arbetsgivarvarumärket.

Ersättningsrekrytering kostar miljontals kronor årligen

Har ni beräknat kostnaden för er personalomsättning? Fint, då ligger ni i framkant. Min erfarenhet är att företag sällan gjort en ärlig kalkyl på alla direkta och indirekta kostnader kopplade till sin personalomsättning. Jag fick denna syn nyligen bekräftad i diskussion med en företagsledare med lång erfarenhet av att leda serviceorganisationer med några tusen anställda. Han kommenterade även att, när väl kostnaderna uppskattats, ja, då är det ingen som tror på dem – de är för höga.

Den som letar kommer hitta uppskattningar på kostnader, några mer eller mindre grova. Naturligtvis påverkar bransch, kundserviceambition, och en rad andra saker kostnaden. I ett nyligt case jag varit med om i dagligvaruhandeln, har uppskattningen legat kring 2-3 månadslöner för en butiksanställd. Fackförbundet Vision, skrev en rapport 2015 där de beräknade kostnaden för att ersättningsrekrytera en tjänsteman i kommunal verksamhet till ca 550.000 SEK. Jag tycker deras beräkning är skev. Där ingick bland annat kostnader som rimligen inte är reella kostnader, som kan översättas till en möjlig besparingspotential, t ex hjälp till ny kollega om 30 minuter per dag. Kostnaden för ”utbildningstiden” blir inte reell förrän övertid behöver betalas för den som utbildar.

Gör något!

Storleksordningen på kostnaden för personalomsättning kan diskuteras, men det är inte det som är poängen. Det kommer alltid att uppstå en kostnad, och den behöver oundvikligen få kosta. Frågan att ställa sig är snarare vad gör vi för att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare, för att på så sätt minska personalomsättningen.

Så vad göra? Om vi, lite skämtsamt, bortser från alternativ som att höja kompensation över marknadsmässig lön och återintroducera fruktkorgar, som sätt att få medarbetare att stanna, hur gör man sig mer attraktiv som arbetsgivare? Från min bakgrund ur ett bemanningsplaneringsperspektiv, kommer jag att tänka på två exempel. Ett kommer från Dagligvaruhandeln och det andra från kollektivtrafiken.

Smart bemanningsplanering kan reducera personalomsättningen

Inom dagligvaruhandeln är låg anställningsgrad ett reellt problem för många medarbetare. Med en 50-procentig anställning eller däromkring, är det inte helt lätt att ”leva” på sin lön. I den situationen letar många efter nytt jobb, med personalomsättning som naturlig följd. I samarbete med Svensk handel och i uppdrag hos kunder har vi tillsammans visat att det går att planera mer ”smart” och på så sätt förse fler än 90% av medarbetarna med ett heltidskontrakt. Naturligtvis med samma eller bättre produktivitet, annars är det ingen sport.

Ett annat exempel kommer från en kollektivtrafikoperatör. Företaget ser medarbetarens möjlighet att påverka sitt schema som en konkurrensfördel, för att behålla och vara attraktiv som arbetsgivare. Naturligtvis är det osannolikt att alla som vill vara lediga en fredagskväll, kan beviljas ledighet. Kundbehovet måste självklart vara styrande. Däremot, när det är möjligt, varför inte låta medarbetarna förmedla sina preferenser och försöka göra den bästa möjliga planeringen utifrån kundbehov, preferenser och en form av rättvisa mellan medarbetare. Själva planeringsproblemet blir mer komplext, men med avancerade planeringsverktyg är det ändå hanterligt.

Detta var två konkreta exempel på hur smart bemanningsplanering kan bidra till att reducera personalomsättningen genom att göra dig som arbetsgivare mer attraktiv. Lönsamt är det också!

Vill du diskutera hur din organisations personalomsättning kan reduceras, hör gärna av dig!

Tags: HR-chef Bemanningsplanering