Affärssystem i molnet – varför, vad och hur?

2017-okt-02 16:12:35

Molntjänster blir alltmer populära och vinner generellt sett marknadsandelar. De stora affärssystemjättarna driver denna linje konsekvent och uppmuntrar sina kunder att följa den vägen. Att sätta hela sitt affärssystem i molnet, jämfört med att endast låta enskilda mindre funktioner finnas i molnet, är ett stort kliv. Varför ska man sätta sitt affärssystem i molnet? Vad finns för skäl att låta bli? Och vad är viktigt att tänka på inför detta vägval, hur går genomförandet till i praktiken och vad är annorlunda när man väl har gjort det? Nedan delar jag med mig av det baserat på Centigos och mina erfarenheter.

Affärsnyttan är central

Att sätta sitt affärssystem i molnet innebär att verksamhetens affärslogik och processer i högre grad måste inrymmas i vad man kallar ”standard”. Det egna företagets unikitet, position och strategi måste matcha med affärssystemleverantörens nuvarande och framtida förmågor. Detta gäller för affärssystemet i sig och för hela landskapet, vilket kan inkludera andra applikationer och tjänster som är integrerade med affärssystemet. 

Implementation och förvaltning ser annorlunda ut

I och med att ”standard” blir än mer betonat, viktar genomförandet kraftigt över mot förändring av arbetssätt och processer snarare än anpassningar av systemet. Detta kräver att ledarskapet i förändringen utgår från affärsledningen och genomsyrar hela organisationen. På så vis finns likheter med så kallade ”one”-projekt, men med en hårdare vägg för skräddarsydda systemanpassningar än normalt. 

 

En annan del viktig del av genomförandet är att förbereda inför en förvaltning (dvs ett kontinuerligt förbättringsarbete) och drift. De som ansvarar för ett affärssystem i molnet behöver kompetenser som lutar mer åt att leda och styra samt att koordinera, kommunicera och utbilda. För att få ut värdet av ett affärssystem i molnet måste den egna organisationen agera mycket aktivt för att säkerställa affärsnyttan i hur affärssystemet nyttjas.

 

I avtalen sätts ramar och huvudfrågor

I avtal om ett molnbaserat affärssystem är det väsentligt att säkra en engagerad tjänsteleverantör, och även att göra det möjligt att själv kunna backa ur samarbetet. Utöver detta måste givetvis legala krav kunna uppfyllas, inklusive kring personuppgifter vilket är högaktuellt inför 2018 med GDPR, den nya dataskyddsförordningen. Fördelarna med affärssystem i molnet kan snabbt komma i skymundan om det cirkulerar farhågor kring basala krav, varför sådana måste hanteras tryggt i tidigt läge och kommuniceras proaktivt till alla intressenter.

 

Likheter med vanlig implementation av affärssystem finns

Att införa ett ”vanligt” affärssystem har genom åren visat sig vara en stor utmaning för många. En sak att bära med sig är att de framgångsfaktorer som finns i ett sådant projekt även gäller vid införande av att molnbaserat affärssystem, d.v.s.:

 

  • Ledningens stöd för projektet
  • Tydlig kommunikation och förändringsledning
  • Insikt i att värdet av förändringen kommer om och när användarna gör förändringen till sin egen

 

Hur navigera vidare och framåt? 

Står ditt företag inför ett framtida projekt att införa eller uppgradera affärssystem? I så fall är det sannolikt att molnfrågan är aktuell. Vi på Centigo bedömer att frågan inom de närmsta tre åren kommer att uppstå på ett eller annat vis för de flesta medelstora och små företag. För större företag och organisationer är det naturligt att överväga att starta med mindre enheter/affärsområden, alternativt med avgränsade funktioner, och skala upp successivt.

 

Hur förändringsresorna formas och genomförs beror starkt på företagets förutsättningar – särskilt i en omvärld där möjligheter till konkurrensfördelar genom digitalisering måste tillvaratas så snabbt och tryggt som möjligt. Hur man navigerar från idé, planering, projektgenomförande och effekthemtagning i en tvärfunktionell förändringsresa blir oerhört viktigt för att komma igenom och nå framgång. Hör av dig till mig eller någon av mina kollegor på Centigo om du vill fördjupa dig mer i dessa frågeställningar.

 

 Kontakta Ragnar Agnell

Tags: GDPR Nydanande_teknik_och_affärsmodeller Affärssystem Förändringsledning