Johan Lindstrand

Managementkonsult

Att schemalägga hållbart

2020-nov-10 07:30:00

Det har länge varit känt att affärsvärlden har mycket att lära från idrottsvärlden. En av mina tidiga inspirationskällor inom ledarskap berättade en gång för mig vad han ansåg var den absolut viktigaste faktorn för att skapa ett framgångsrikt lag. Han, som flera gånger skapat vinnande elitidrottslag, sa att hemligheten är att investera tid i att lära känna spelarna i laget. Det handlar om att se individerna i laget, veta vad som motiverar dem var och en och vad som håller dem tillbaka. När du sedan sitter på den informationen kan du börja lägga pusslet och sakta men säkert kommer spelarna att börja harmonisera och lyfta varandra till deras fulla potential.

Nu, nästan 20 år senare, arbetar jag med att hjälpa företag och organisationer att lägga ett snarlikt pussel. Nämligen det att vara en attraktiv arbetsgivare och bedriva sin verksamhet hållbart och med framgång; det vill säga att spela rätt individ på rätt plats vid rätt tillfälle och ge honom eller henne förutsättningar för att kunna bedriva sitt arbete på ett långsiktigt hållbart sätt. För att tydliggöra, jag pratar om att definiera och realisera bemanningsstrategier. Mina kunder har oftast många anställda, komplexa bemanningsbehov och lyder under komplicerade kollektivavtal. Då är det inte alltid lätt att lägga schemat på ett effektivt och hållbart sätt.

Om jag får välja börjar jag den här typen av uppdrag med att tillsammans med mina kunder definiera en vision och en målbild som beskriver vilken arbetsgivare de vill vara när det kommer till schemaläggning. Oftast landar detta i en balansakt mellan attraktiva scheman för medarbetarna och scheman som bidrar till att verksamheten kan bedrivas mer effektivt. Med utgångspunkt i detta strävar jag sedan efter att ta fram en strategi som harmoniserar i följande fyra dimensioner:
• Processer – hur möjliggör vi ett effektivt arbetssätt?
• Informationsteknik (IT) – vilka verktyg använder vi för att schemalägga?
• Organisation & styrning – hur kan vi distribuera ansvar för att frigöra kraften hos alla?
• Beteenden & attityder - hur skapar vi förmåga och vilja till förändring bland ledare och medarbetare?

Dessa dimensioner har jag hämtat från Centigos mission Business Wellness. Det är både en filosofi och en metod att använda för att hjälpa företag att bli långsiktigt framgångsrika. För att identifiera förbättringsområdena, som behöver hanteras för att dimensionerna ska harmonisera, gäller samma framgångsrecept här som inom idrotten. Vi behöver se individerna, veta vad som motiverar dem och vad som håller dem tillbaka. Enda skillnaden är att här består laget oftast av för många individer för att vi ska hinna sitta ned med dem var och en och lära känna dem alla. Då gäller det att arbeta med ett ”utifrån-och-in-perspektiv” genom att forma representativa arbetsgrupper som kan föda arbetet med insikter och hjälpa oss ta fram en strategi som lyfter deras prestation och som effektiviserar deras vardag.

Avslutningsvis, för att ge lite konkreta och handfasta tips, vill jag dela med mig av några återkommande större förbättringsområden som jag ofta ser ute i mina uppdrag:
• Team och individer arbetar efter olika arbetssätt när det kommer till att schemalägga personalen.
• Kommunikationsflödet inom schemaläggningen är komplicerat och bidrar till ineffektivitet.
• Det finns en stor digitaliseringspotential i arbetssättet med schemaläggning.
• Schemaläggningen följer inte bemanningsbehovet tillräckligt väl för att arbetet ska kunna utföras på ett produktivt sätt.

Jag tror att organisationer som vill lyckas med sin schemaläggning har mycket att vinna ifall dessa fyra områden hanteras och ses över löpande. Hör gärna av er ifall ni känner igen er i dessa och vill diskutera hur de kan hanteras.

 

Johan Lindstrand

Team Lead med fokus på att etablera Centigo i Västsverige

Jag brinner för att skapa attraktiva arbetsplatser och framgångsrika organisationer/företag genom långsiktig och hållbar bemanningsplanering.
Utöver bemanningsplanering har jag flera års erfarenhet av projektledning, upphandling och införande av IT-systemlösningar, processkartläggning, test- och kravledning.

Kontakta Johan Lindstrand

Tags: Schemaläggning WFM Workforce Management Planering Business Wellness


Liknande artiklar