Den digitala motorn – Hur ska den utformas?

2021-apr-13 22:00:00

Vilka verksamhetsförmågor krävs för att Sveriges kommuner ska kunna möta de ekonomiska och demografiska förändringar som de står inför?

På Centigo brinner vi för frågor som hur offentlig sektor på bästa sätt kan möta framtiden.

Vi är därför väldigt stolta över att ha fått förtroendet att vara med och bidra som utredare i den förstudie som Fyrbodals kommunalförbund har genomfört, där målet var att kartlägga vilka förmågor den digitala motorn (kommunernas IT-verksamhet) behöver samt att identifiera gemensamma styrkor och svagheter i de deltagande kommunerna. Förstudien syftade till att beskriva de deltagande kommunernas möjligheter och utmaningar inom digitaliseringsområdet för att få en bättre förståelse för hur en eventuell delregional samverkan inom den digitala motorn.

Samverkan en möjliggörare för att möta kommunernas utmaningar

Förstudien tar vid utifrån de många utmaningar som kommunerna står inför. För att kunna möta samhällsutvecklingen krävs en kapacitet som står i proportion till dels de uppgifter som ska utföras, dels till den service och välfärd som invånarna har rätt till, samtidigt som dagens samhälle blir alltmer komplext.

Ett sätt att möta utmaningarna är att nyttja digitaliseringen för att bland annat öka effektiviteten i verksamheten eller hitta nya innovativa arbetssätt. Vilket kräver förändring och nya sätt att organisera och leda.

Förstudien visade dock på att det finns hinder för att genomföra den omställning som krävs för att möta samhällsutvecklingen. Dels i form av ett digitalt arv, av föråldrade digitala tjänster och produkter, som inte omhändertas när den digital motorn utvecklas. Dels i form av underfinansiering av den centrala IT-verksamheten, vilket innebär stora svårigheter att upprätthålla den drift och utvecklingskapacitet som krävs samt att upprätthålla och utveckla de 55 förmågor som identifierades bör finnas i den digitala motorn.

För en enskild kommun kan kostnaden för att hantera utmaningarna bli svårt att på egen hand finansiera, en väg framåt är därför att samverka och försöka hitta mer kostnadseffektiva lösningar. Förstudien har i sina slutsatser och rekommendationer tagit till fasta på de fyra möjliga vägval för att stärka kommunens kapacitet som presenterades i Kommunutredningen (SOU 2020:8), vilket i korthet innebär att söka effektivitet genom samverkan, omfördelning av ansvar, sammanläggning eller asymmetrisk ansvarsfördelning.

Förstudien utgör ett diskussionsunderlag i syfte att bidra till att öka den digitala kompetensen för att förstå komplexiteten i frågorna. Underlaget skapar även en gemensam referensram för att fortsätta med digitaliseringsarbetet i Fyrbodal.

Läs gärna våra tankar kring Sveriges kommuners utmaningar, samverkan och verksamhetsförmågor för ytterligare fördjupning i vår tidigare blogg Om vad och med vem ska kommunen söka samverkan?.

En nyckelfaktor för att nå ett bra resultat är rätt förutsättningar i genomförandet

Inom förstudien har en omvärldsanalys, nulägesanalys och förmågekartläggning genomförts. Till sin hjälp har förstudien haft en strategisk styrgrupp (kommundirektörsnätverket i Fyrbodal) och en taktisk styrgrupp (representanter från fyra kommuner), samt en projektgrupp med representanter från kommunerna som har hjälpt till att kartlägga den digitala motorns förmågor.

Utifrån resultatet har en metod skapats där olika scenarier kan kombineras med förmågekartan, och på så sätt skapa ett strukturerat sätt att samverkan inom den digitala motorn.

9 viktiga förmågor

I den omvärldsanalys som har genomförts inom förstudien har följande viktiga förmågor för den digitala motorn identifierats:

  1. Stabil och tillförlitlig driftleverans
  2. Att förstå den tekniska miljön
  3. Hantera kravspecifikationer och servicenivåavtal
  4. Leverantörshantering
  5. Implementera standarder
  6. Förstå verksamhetens behov
  7. Agera på omvärldstrender
  8. Upprätthålla rätt kompetens
  9. Vara en attraktiv arbetsplats

Tillsammans med de identifierade gemensamma styrkor och svagheterna, samt gemensamma utmaningar och möjligheter har därefter en analys genomförts. Förstudien har kunnat konstatera att det inte är tekniken i sig som sätter gränser för utvecklingen, utan värderingarna, förvaltningsmodellen, regelverken, lagstiftningen och den organisatoriska trögheten. Det räcker inte med en stark digital motor för att kunna driva digitaliseringsutveckling, utan kommunens digitala insida behöver ha vissa förmågor för att ändamålsenlig digitalisering ska ske.

Slutsatser

1. Digitalisering kan mildra eller motverka de negativa trenderna

Digitalisering kan skapa en större attraktivitet för invånare och företag om rätt nyttjad. Om kommunen inte tillvaratar möjligheterna kan motsatt effekt ske.

2. Den digitala mognaden är otillräcklig för att förstå behovsbilden

Mätningar visar att kommunerna överskattar sin digitala mognad vilket tyder på okunskap inom ämnet. Detta försvårar möjligheten att ta långsiktigt strategiska beslut.

3. Det är dags att skifta fokus från drift till utveckling

Ett för stort fokus på drift, både i den digitala motor och insidan hindrar digitaliseringsutvecklingen. För att på ett strukturerat sätt övergå till ökad utvecklingskapacitet behövs koncernövergripande portföljstyrning, projektstyrning, förändringsledning och nyttorealisering.

4. Kapacitetsbrist i den digitala motorn om inga åtgärder görs

Om en digital transformation ska vara möjlig att genomföras behöver tillräckligt med resurser satsas på den digitala motorn för att möjliggöra en accelererad digitalisering, annars kommer en kapacitetsbrist att uppstå.

5. Samverkan kan vara ett proaktivt vägval framåt

Förstudien visar tydligt att det finns vinster med samverkan för att hitta mer hållbara och kostnadseffektiva lösningar. Genom tydligt ledarskap och långsiktig strategi kan vi agera proaktivt snarare än reaktivt.

Ta del av hela rapporten här: 
Digital motor Fyrbodal förstudierapport 1.0

Intresserad av att delta och bidra med fler perspektiv och fler lösningar? Kontakta oss så berättar vi mer.

Pontus

Pontus Björhn
Konsult med flerårig erfarenhet av verksamhetsutveckling, rådgivning och verksamhetsrevision inom såväl kommuner och regioner

pontus.bjorhn@centigo.se 

Johan H-1

Johan Högne
Seniorkonsult med mångårig erfarenhet inom organisationsutveckling, verksamhetsstyrning, chefscoaching, strategi- och verksamhetsutveckling och förändringsledning inom kommunsektorn.

johan.hogne@centigo.se

Christian L-1

Christian Lund
Seniorkonsult med mångårig erfarenhet inom verksamhets-, organisations- och processutveckling inom kommuner och samhällsbyggande verksamheter.

christian.Lund@centigo.se

Tags: Digitalisering Digitization offentlig_sektor kommun Digitala_samhällsrevolutionen samverkan Verksamhetsförmågor