Johan Wallquist

Managementkonsult

Din 'digitalisering' dödar produktiviteten

2019-nov-27 20:30:00

Jobbar du för mycket? För mycket att göra? Stressad?

Sitter du dessutom i öppet landskap och tar fler och fler onlinemöten (Skype, Teams, Zoom, Webex etc)?

Jag vill utmana och säga att anledningen till mycket stress inte är att vi har för mycket att göra - utan att vi får för lite gjort. Det är en skillnad...och det är lättare att hantera.

Problemet

Du har säkert sett rubriker om hur notifieringar på mobil och dator stör hjärnan och stjäl vårt fokus. Fokus går hand i hand med produktivitet och kan vi inte fokusera får vi heller inte så mycket gjort.

Jag har stängt av alla notifieringar, men kan inte säga jag är så enormt mycket mer produktiv. Anledningen är enkel. Det är inte bara digitala notifieringar som stjäl fokus - det är alla sorters avbrott! En av de största bovarna i fokusdramat är möten. Både offline och online såklart. En annan bov är mer mysigare men ändå en avbrytare - kollegor som vill småprata när du jobbar (najs, men min deadline?).

Kostnaden

Möten är inte alltid så effektiva/produktiva. Tänk på dina senaste möten - hur många deltog? Hur många var aktiva vs kollade mailen och var allmänt ofokuserade? Vad kostar deras tid? Vad hade de kunnat göra istället? Behövde de egentligen vara där?

Den direkta kostnaden och alternativkostnaden för avbrott som t.ex. onödig mötestid blir enorm när man tänker på hur många möten som sker varje dag.

Problemet är växande eftersom allt fler möten sker digitalt, vilket innebär:

  1. det är ännu lättare att få till möten
  2. kvaliteten sjunker ytterligare pga slarv och dålig struktur/disciplin
  3. det blir ännu fler avbrott
  4. produktiviteten dyker ytterligare.

Side-note: Vissa erbjuder till och med möten"on-demand", dvs låter andra boka upp en ledig tid automatiskt (jag själv är skyldig).

Så, den totala andelen möten kommer inte minska, utan snarare ökar eftersom det blir lättare att mötas online. Om mötesdisciplinen inte förbättras så riskerar vi snart att att bara sitta i möten...fysiskt eller online. Hur mycket får vi då gjort? Hur stressade kommer vi bli? De flesta organisationer strävar efter välmående anställda och hög produktivitet.

Därför måste vi bli bättre. Nu.

Lösningar

För produktiva möten (och ledarskap) kan jag varmt rekommendera Core of Development's metoder. Läs mer om just möten här.

För ökat fokus i moderna öppna kontor så har @MagnusiManagement mycket kloka tankar. Kolla t.ex. hans inlägg och tips om hur du hanterar det öppna landskapet (eller trälhavet som han kallar det). Läs här.

Som telefonmöten och diabilder - vi kan bättre

Förenklat så kommer vi långt på att tänka till och planera möten, sätta tydlig agenda med syfte och rätt deltagare. Men, jag vill även lyfta fram fördelen med digitala möten - om de görs rätt. Många onlinemöten sker utan att egentligen utnyttja det digitala. Det är som ett vanligt fysiskt möte, vi hör varandra (för folk vågar inte sätta på sin webkamera) och vi ser en presentation via skärmdelning (inte mycket effektivare än diabilder egentligen).

Effektiv Digital Facilitering

Det finns ju metoder och teknologi som gör att vi kan driva möten, workshops och samarbete med hjälpa av digitala verktyg (både offline och online). Det kallas Digital Facilitering (lär mer).

Innan mötet/workshopen/keynoten:

  1. Sätt mål och syfte - ha inte ens möten där du inte klart vet vad du vill ha ut av det.
  2. Förbered, planera och strukturera - vad ska deltagarna få med sig och vilken input vill du ha från dem? Idéer, beslut, krav, argument?
  3. Ha inte timslånga möten bara för att det är standard i Outlook (boka kortare!)
  4. Pre-reads: Tänk igenom vilken info/data deltagarna kan ta till sig själva i läs-, video- eller ljudformat (rapporter, presentationer, information etc).
  5. Låt deltagarna ställa frågor och kommentera redan innan i ert digitala mötesworkspace.

I själva mötet:

  1. Gå snabbt igenom bakgrund och syftet med mötet - alla bör dela uppfattning om bakgrund och eventuell problemställning (som baseras på pre-reads). Information ska inte delas i mötet utan summera bara kring nyckelfakta. Dela infon innan (se pre-reads ovan). Folk minns ändå bara 10-20% - involvera och engagera deltagarna så ökar minnesgraden till 65%.
  2. Du kan även lyfta fram vad du förväntar dig att deltagarna ska bidra med. 
  3. Fokusera på diskussion, argumentation och beslutsfattande.
  4. Alla deltar och dokumenterar sin input och resultat löpande i workspacet. Nyttja tekniken! Röstningsfunktioner, polls, AI som summerar åt er, automationer etc.
  5. Beslut ska leda till action, assigna uppgifter i workspacet till individer med deadlines

Efter mötet:

  1. Diskussion och beslut som kräver mer research kan fortsätta digitalt
  2. Fokus på genomförande och stöttning av de med action points
  3. Följ upp vid nästa tillfälle.

Slutsats

Genom att dra ned på antalet onödiga möten och samtidigt öka kvalitén i de möten och workshops vi faktiskt genomför så ökar den totala produktiviteten, både i möten och när vi jobbar själva. Dvs outputen ökar (företagen jublar), stressen minskar (du, jag, familj och alla runt omkring jublar). Alla vinner, yay! 

Produktivt samarbete i en digital värld kommer vara en nyckelfaktor för framgångsrika organisationer och välmående medarbetare. Därför vill vi dela med oss av metoderna som vi samlat på oss genom våra erfarenheter från mängder av konsultuppdrag i olika branscher.

Lär mer om Digital Facilitering HÄR eller kontakta mig direkt för att prata vidare (johan.wallquist@centigo.se).


Om författaren:

067A2804d - CopyJohan driver digitala initiativ och uppgraderar affärsmodeller som konsult på Centigo. Han har jobbat med bl.a. Volvo, H&M, Ericsson, Miljöpartiet, Sandvik, Match.com, Accenture samt coola startups som Splyt.com och svenska Glue Home. Läs fler inlägg och connecta på LinkedIn eller maila till johan.wallquist@centigo.se.

 

 


Länkar:

Hjärnans påverkan av avbrott: https://www.breakit.se/artikel/17445/anders-hansen-mobilen-hackar-rakt-in-i-hjarnans-beloningssystem

Skärmhjärnan: https://www.adlibris.com/se/bok/skarmhjarnan-hur-en-hjarna-i-osynk-med-sin-tid-kan-gora-oss-stressade-deprimerade-och-angestfyllda-9789174247961

Mötesstruktur: https://www.linkedin.com/pulse/rubrik-effektiva-involverande-m%25C3%25B6ten-robert-cadonau

Fokus i öppet landskap: https://www.linkedin.com/posts/magnusbornas_sjaeulvledarskap-activity-6595681813614612480-_uLU

Tags: Mötesplatser Aktivitetsbaserat Digital_Transformation Hållbarhet Digitalisering Organisational_Development Digitization skills