Effektivare möten eller fullbokade kalendrar? Hur har er möteskultur påverkats av pandemin?

Sedan Covid 19-pandemin började spridas över världen och vi alla fick en ny verklighet med distansarbete att förhålla oss till, har både vi på Centigo och våra kunder behövt hitta nya sätt att arbeta och samarbeta på. I det här blogginlägget vill vi på Centigos Malmö-kontor dela med oss av våra egna reflektioner kring hur några av våra kunder har upplevt och hanterat dessa förändringar.

Hur har våra kunders arbetssätt påverkats?

- Den stora förändringen har egentligen inte varit att mötas digitalt; vi på Centigo och även många hos våra kunder hade redan innan pandemin stor vana att hålla i och delta i effektiva digitala möten, berättar Daniel Grahn som under pandemin har varit på uppdrag hos en aktör inom bank- och betaltjänster. Förändringen var att de fysiska mötena försvann helt under en längre period och de digitala mötena blev desto fler.

- Eftersom min kund arbetade mycket digitalt även tidigare, då de har fabriker och leverantörer globalt, så blev det ingen större omställning. Möjligtvis en ökad flexibilitet i var man arbetar men ingen större skillnad i hur, säger Felix Bergdahl om en av våra kunder; ett scaleup inom e-mobility.

- Pandemin har på ett positivt sätt snabbat på utvecklingen och förbättrat allas förmåga att mötas och samarbeta digitalt, berättar Joel Ljungberg om sin kund i livsmedelsindustrin. För ett globalt tillväxtbolag är detta en förmåga som alltid kommer att behöva vara hög för att nå framgång. Det förändrade synsättet kring distansarbete har också gett kunden en bredare rekryteringsbas då det inte längre är lika viktigt var medarbetarna befinner sig globalt utan fokus kan i stället enbart vara på att hitta rätt kompetens.

Vad finns det för utmaningar med det digitala arbetssättet?

- Jag tror att det är viktigt att fundera på hur man kan upprätthålla en sund möteskultur, fortsätter Joel. När möjligheten till det spontana mötet vid kaffemaskinen eller i korridoren minskar ökar risken för att det bokas in möten för alla frågor, stora som små, vilket snabbt fyller allas kalendrar.

Vi har sett samma tendens med fullbokade kalendrar hos många av våra kunder och vissa av dessa möten hade säkert kunnat undvikas. I många fall genom chatt eller smartare sätt att arbeta till exempel med gemensamma dokument.

- När det gäller mindre möten med personer som redan känner varandra blir ett digitalt möte effektivare, tycker Daniel. Återkommande avstämningsmöten kan städas av väldigt effektivt men om syftet med mötet är mer komplext ställer det stora krav på förberedelser och struktur i mötet. I ett fysiskt möte är det enkelt att flytta över till en whiteboard, vilket givetvis är möjligt även i ett digitalt möte, men att spontant börja skissa är en sak. Att lämna pennan vidare till andra deltagare som bygger vidare på din skiss kräver fortfarande mer förberedelse eller trixande – men det går!

Vad är då viktigt att tänka på? Några tips?

- Min kund inleder ofta, till exempel större avdelningsmöten, med en rolig check-in-fråga där alla får svara genom att skriva kort i chatten eller bara skicka en emoji, berättar Joel. Det kan till exempel vara ”Vilken sport skulle du vilja tävla i i OS?” eller ”Skicka en emoji som beskriver hur du känner dig just nu”. Detta blir både lättsamt och är ett bra sätt för alla att checka in i mötet och vara närvarande här och nu.

- Ett generellt tips för den som håller i ett digitalt möte är att uppmuntra deltagarna att ställa frågor, säger Daniel. Om man inte öppnar för frågor förrän efter presentationen hade man ju lika gärna kunna spela upp en film. Mötet blir kanske inte exakt som man hade tänkt, men dialog är alltid bra och det blir roligare att presentera om åhörarna visar att de lyssnar och vill förstå.

Vår erfarenhet är att digitala workshops kräver mer och andra typer av förberedelser än fysiska, det är enklare att på ett naturligt sätt vara flexibel i en fysisk workshop om man märker att en övning inte går som det var tänkt, så det är bra att ha med sig förberedda alternativ.

- Jag tror att gruppindelningen vid digitala workshops är ännu viktigare än vid fysiska då det är svårare som workshopledare att påverka gruppen om det behövs, berättar Daniel. Vill det sig illa väljer en person att bara observera och låta resten av gruppen arbeta eller så blir det en grupp där alla pratar om varför de tycker ett problem är viktigt, men ingen tar tag i att göra själva övningen.

För att summera...

...så är vår uppfattning att vi tillsammans med våra kunder upplever vissa utmaningar eller negativa konsekvenser av ett ökat distansarbete men att det även finns positiva effekter. Tänk på att dina medarbetares tid är värdefull och maximera den därför genom effektivare möten som känns meningsfulla för deltagarna. Om värdeskapandet minskar på grund av att mötet sker digitalt, undvik att kompensera med fler möten. Gör i stället en medveten ansträngning att nyttja moderna hjälpmedel för interaktiva produktiva digitala möten. För att digitala möten ska bli bra gäller egentligen samma som för fysiska möten – tydlighet i syfte och agenda, ha rätt människor i rummet och sträva efter en mötesstruktur som tillåter dialog.

Kontakta Daniel Grahn

Kontakta Felix Bergdahl

Kontakta Joel Ljungberg