Daniel Wangler

Expert inom Digital People Management

HR post Covid-19 - Digital, agil och proaktiv

2020-sep-01 06:00:00

Vi har intervjuat sex personer i ledande HR-befattning om vad de dragit för lärdomar av Corona-krisen och hur de ser på HR:s roll efter Covid-19.

Ett halvår har gått sedan Corona-pandemin kom svepande över världen som en chockvåg. Helt plötsligt stängdes stora delar av våra samhällen ned med enorma konsekvenser för individer och företag. Mer eller mindre över en natt var vi alla tvungna att ställa om och anpassa oss till en tillvaro som på många sätt går stick i stäv med vad vi är vana vid – att minimera fysiska sociala interaktioner. Verksamheter vars affärsmodeller grundas på fysiska möten har sett sina intäkter stupa vilket fått konsekvenser för i stort sett alla branscher. Sjuktal, konkurser, arbetslöshet och lågkonjunktur har prytt löpsedlarna det senaste halvåret. Ingen har lämnats oberörd.

Efter en sommar med nedåtgående sjuktal har hoppet åter tänts. Långsamt öppnar vi upp våra samhällen igen. Vi börjar prata om en omstart och en återgång till det normala. Men frågan är vad som är normalt? Medielandskapet har börjat fyllas med artiklar om att vi, under denna kris, kommit till insikter som förändrat vår uppfattning om vad som är normalt. Vi har tvingats bli mer digitala och det har öppnat för nya sätt att se på hur vi konsumerar, möts, reser och (sam)arbetar.

HR har naturligtvis haft en nyckelroll i denna kris. Personalneddragningar, permitteringar, hemarbete, arbetsmiljö, personalhälsa, sjukfrånvaro och oro har hamnat på HR:s bord att hantera. Vi inom Centigo People Management ville ta reda på vad HR lärt sig av det som hänt och hur man ser på sin roll i det nya normala som sannolikt väntar runt hörnet. Vi har intervjuat sex personer i ledande HR-befattningar inom offentlig sektor, ideell organisation, detaljhandel samt tillverkande industri för att förstå hur man ser på HR:s roll post Corona. Bland de representerade verksamheterna finns både de som sett en stor negativ påverkan på affären/verksamheten och de som haft ett normaltillstånd eller uppsving på grund av pandemin.

Corona som drivkraft för samverkan

Pandemin har tvingat både privata och offentliga verksamheter att mobilisera och anpassa sig på rekordkort tid. Detta har lett till att funktioner som vanligtvis inte samarbetar särskilt ofta och väl har nödgats ta gemensamma beslut för att lösa akuta problem. HR-, Ekonomi-, IT/säkerhet- och Kommunikationsavdelningar har förts närmare varandra i krisen och flera respondenter uttrycker detta som något mycket positivt. Krisen har öppnat för ett tvärfunktionellt samarbete och en insikt om dess värde där HR har haft en samordnande roll.

Intressant är också att flera respondenter, i tvär kontrast till vad man skulle kunna tro, beskriver ett varmare arbetsklimat med fler interaktioner mellan chefer och medarbetare och en högre grad av arbete i team än tidigare. En ökad omsorg om, och tillit till, medarbetarna har lett till större arbetsglädje och ökad produktivitet.

Det framgår också tydligt i intervjuerna att samverkan förändrats till det positiva när de fysiska hindren suddats ut, både i kontorslandskapen och mellan medarbetare på olika geografiska platser. En utmaning för HR kommer att bli att ta vara på alla dessa samverkanseffekter även efter att dammet har lagt sig.

Framtidens arbetsplats

I pandemins kölvatten har hemmet blivit tjänstemännens nya arbetsplats och mycket tyder på att det helt eller delvis kommer att förbli så. De respondenter som arbetar i verksamheter där det finns en etablerad IT-infrastruktur och etablerade digitala arbetssätt tvivlar på att medarbetarna kommer att gå tillbaka helt till gamla vanor när restriktionerna lättar, även om det finns en tendens till ökad aktivitet på kontoren efter sommaren på grund av digital trötthet. Distansarbete kommer att bli en naturlig del av vardagen men det kommer inte helt att ersätta behovet av att mötas fysiskt, tror respondenterna.

När arbetsplatsen helt eller delvis flyttar hem till medarbetaren ställs HR inför ett antal utmaningar:

  • Kompetens kring ledarskap på distans behöver inhämtas och utvecklas
  • En ökad förståelse för vad som driver engagemang och arbetsglädje och hur man etablerar nya beteenden på distans kommer att behövas
  • Arbetsmiljöaspekten av att arbeta hemma behöver ses över. Arbetsmiljöansvaret och försäkringsbilden behöver klarläggas när medarbetarna får skador på grund av dålig ergonomi eller ramlar i halltrappan
  • Nya kreativa arbetsformer som inbegriper både det digitala och fysiska behöver utforskas
  • Rekryteringsprocesserna kommer att behöva förändras då geografi och bostadsort får mindre betydelse

Konsekvenser av flexibel tid och plats

Ett ökat inslag av distansarbete i framtiden kommer göra att arbetstiden bli mindre relevant. Då behöver vi prata om produktivitet och mål snarare än om arbetstid. Det kan komma att få konsekvenser för hur arbetstidsavtalen utformas i framtiden. Om begreppet “kontorstid” suddas ut – vilka effekter får det då på arbetsplatsen och balansen mellan arbete och fritid? Hur kommer vi att arbeta i team och hur påverkas medarbetarna av en sådan förändring? Det här är viktiga frågor för HR att ta tag i framöver.

De nya förutsättningarna för hur vi arbetar kan komma att få medicinska konsekvenser hos medarbetarna som vi idag inte känner till. Hur påverkas medarbetarnas hälsa och välbefinnande på längre sikt av minskad fysisk social närvaro och ökad frihet och flexibilitet? Finns det risk för ökat missbruk i riskgrupper? HR behöver hitta sätt att följa upp och stödja medarbetare som mår dåligt.

Flera respondenter lyfter också HR:s viktiga roll som stödfunktion i tider när medarbetarna är oroliga för hälsa och jobb. Den beteendevetenskapliga tyngden kommer fortsatt vara central för HR för att skapa psykologisk trygghet i en snabbt föränderlig värld som saknar en fast fysisk plats att ty sig till.

Vikten av kommunikation

I alla krissituationer ökar behovet av information. När mattan rycks undan under våra fötter ökar suget efter förståelse för vad som hänt och vad det innebär för att få ny fast mark att stå på. HR har under pandemin haft en nyckelroll i att kommunicera internt med chefer och medarbetare, ofta på kort varsel och med bristfällig information på grund av avsaknad av best practice eller myndighetsbeslut. En framgångsfaktor har varit en snabb krismobilisering och dagliga korta avstämningar inom HR-kollektivet och kontinuerlig informationsspridning, exempelvis via digitala kanaler, så att alla får enhetlig information samtidigt. Ett etablerat samarbete mellan kommunikationsavdelningen och HR kommer att vara en nyckel till framgång inför framtida kriser.

Flera respondenter tror att många av de etablerade digitala mötesrutinerna, avstämningarna och informationstillfällena kommer att bestå då många insett fördelen med digital kommunikation, internt såväl som externt.

Accelererad digitalisering av HR

Digitaliseringen är inget nytt men pandemin har accentuerat behovet ytterligare och accelererat medarbetarnas användande av digitala verktyg, framförallt som ersättning för möten och workshops som annars skulle ha ägt rum fysiskt. För de verksamheter som haft en infrastruktur på plats och en digital mognad hos medarbetarna har övergången gått över förväntan. För de som däremot inte hunnit lika långt har det varit ett smärtsamt uppvaknande.

Det har under senare år skett en förskjutning av drivkraften att digitalisera från IT ut till de funktioner som ser behoven, däribland HR. För en del verksamheter kommer det att bli en stor omställning som kommer att kräva ny kompetens hos HR. Det räcker inte nödvändigtvis med att den yngre generationen kommer in på HR-avdelningarna, trots att de har ett digitalt mindset i blodet. Digitaliseringen är ett medel för att bli bättre på att ”leverera” HR. HR behöver kompetens för att förstå vad och hur. ”Digitaliseringen av HR har gått från att vara viktig till att bli nödvändig”, som en respondent kärnfullt utrycker det.

Agil och proaktiv HR

Corona-krisen har visat på vikten av att snabbt kunna ställa om i en ständigt föränderlig omvärld vilket accelererat insikten om att ett agilt förhållningssätt även bör appliceras på HR. Det är inte sista gången världen kommer att ställas inför en kris och HR måste generellt bli mer förändringsbenägna och redo att ställa om på kort varsel. Det kommer att kräva kompetens hos HR för att förstå hur man organiserar och styr agilt.

HR har en historik som stödjande och hjälpande. Nu måste de inkludera drivande också, det vill säga ändra självbilden i grunden. De HR-avdelningar som inte nått fram till denna insikt bör utnyttja det moment som uppstått i pandemin och bli ännu duktigare på att själva driva den digitala agendan och agera än mer innovativt och proaktivt i framtiden.

Kulturen som struktur

I en framtid där allt fler arbetar hemifrån kommer värderingar och företagskultur att få en avgörande betydelse för att skapa samhörighet, mening och lojalitet. Och i det arbetet har HR en nyckelroll.

People Management är ett affärsområde inom Centigo med expertis inom HR Management och Lön.

Tags: Digitalisering Digital_People_Management HR-chef Agile agil Corona COVID-19