Hur behåller du en långsiktig uthållighet inom IT-miljöer under extraordinära situationer som utbrottet av Coronaviruset?

2020-apr-22 21:15:00

I rådande extraordinära samhällssituation som utbrottet av Coronaviruset har medfört krävs snabba omställningar i arbetssätt, ökad vikt vid kontinuitetshantering och nya åtgärdsplaner för eventuella risker. I arbetet med att upprätthålla en uthållighet inom sina IT-miljöer i har bland andra Botkyrka och Värmdö kommun samt Fyrbodals kommunalförbund insett värdet i att samarbeta över kommungränserna. De har därför initierat en kommunsamverkan där Centigo har fått förtroendet att leda detta viktiga samarbete framåt, vilket vi är stolta över och ödmjuka inför. Syftet med samarbetet är att förebygga och öka beredskapen vid tekniska påfrestningar, ökat personalbortfall, ökat distansarbete och med det ökade säkerhetsrisker, samt avsaknad av nyckelpersoner.

Samarbetet pågår löpande och har hittills resulterat i ett antal olika typ av utfall såsom handlingsplaner, nya beslutsunderlag, riskanalyser, nya samarbetsformer och fler workshops för specifika ämnen med upp till 50 deltagare från 12 olika kommuner.

Vi är otroligt imponerade över med vilken fart och kraft samarbetet har dragit igång och hur snabbt vi kunnat formera och anpassa oss till nya förutsättningar och behov. På mindre än två veckor samlade vi representanter från 10 kommuners IT-avdelningar, höll 3 intensiva workshops för att identifiera risker kopplade till kommunernas IT-verksamhet och tog fram handlingsplaner för att mitigera dessa. Allt detta sittandes på olika fysiska platser i landet.

Hur ser vi till att hela tiden ligga steget före?

Fokus för våra initiala workshops låg i att identifiera och hantera risker som en långvarig belastning på kommunernas IT-verksamhet, i rådande samhällsstörning, skulle kunna innebära. Detta för att avlasta verksamheten att kunna fokusera på den dagliga driften och krishanteringen som ökat i omfattning. Eftersom ingen vet hur länge nuvarande situation kommer att hålla i sig eller förändras framåt, så är det av extra stor vikt att ligga steget före för att snabbt kunna notera händelser som pekar på att en risk är på väg att inträffa, samt ha en tydlig handlingsplan om så sker. Med detta i beaktning var det viktigt att under våra workshops lyfta blicken och försöka förstå vad som kan ske om 1-3 månader.

Kraften i samverkan och den digitala flexibiliteten

Utfallet från våra initiala workshops var imponerade. Med gemensamma ansträngningar och synvinklar från kommunala situationer i olika delar av landet, och således olika stadier i krishanteringen, kunde vi identifiera ett till synes heltäckande antal risker inom områden som sträckte sig från leverantörspåverkan till effekter för medborgare. Efter ett antal kategoriserings och prioriteringsövningar kunde vi därefter landa i tydliga handlingsplaner med åtgärder både för riskmitigering och för om risken faktiskt slår in.

Det har varit tydligt att samma resultat inte hade kunnat fås med enbart en kommun, effekten av samverkan och olika synvinklar var slående. Att dela med sig av erfarenheter, synsätt och spaningar i sin del av landet och således få input tillbaka in till sig, var mycket givande för alla inblandade, stora som små kommuner.

En eloge behöver också ges till den digitala flexibiliteten hos våra deltagare samt hur smidigt faciliteringen gick, trots deltagande från 20 olika fysiska platser i landet. Med hjälp av kraftfulla digitala verktyg och anpassningsbara, lyhörda deltagare lyckades vi ta oss igenom våra workshops på ett nästan än mer effektivt sätt än om vi hade suttit i samma rum. Visst kryssade vi absolut i flertalet rutor i teams-bingot, men enbart med ett gott skratt som utkomst och vi lyckades faktiskt under vår första workshop producera så många som 280 post-it-lappar.

Vad vi lär oss av detta är att vi är mer flexibla individer än vi kanske vill tro, och att samarbete sällan kan slå fel, speciellt inte i tider som dessa, när vi måste stå enade och hjälpas åt i ett samhälle präglat av oro och oroligheter.

Samverkan kommun-IT fortskrider så länge som det finns behov och vi fortsätter att arbeta på flertalet olika samarbetsytor för att hantera de risker som kan uppstå och förmildra dess påverkan på våra verksamheter.

Intresserad av att delta och bidra med fler perspektiv och fler lösningar? Kontakta oss så berättar vi mer.

Johan Högne johan.hogne@centigo.se
Hedda Nilsson hedda.nilsson@centigo.se

Tags: Digital_Transformation Digitalisering IT-strategi IT-chef Business_Wellness offentlig_sektor kommun Digitala_samhällsrevolutionen Corona riskmanagement