Om förhandlat förfarande utan föregående annonsering

Det brukar sägas att, ”En ny upphandlare godtar inte några skäl till förhandlat förfarande utan föregående annonsering, en mer erfaren vet att det finns goda grunder att göra det.” Men jag vill tilläga att, ”Den mycket erfarne upphandlaren börjar fundera om hen kanske inte hade rätt från första början.”

Ett undantagsförfarande

Lagen föreskriver ett antal skäl där det inte behöver annonseras en upphandling, de allra flesta helt rimliga (exempel är när det föreligger ensamrätt, när det är ett kontrakt som tilldelas efter en projekttävling, eller dylikt),

Jag avser att titta på ett av de oftare använda undantagen. I Lag (2016:1145) om offentlig upphandling föreskrivs följande i 6 kapitlet 17§;
"En upphandlande myndighet får använda ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering för upphandling av varor, om..."

...kontraktet gäller kompletterande leveranser från den ursprungliga varuleverantören under förutsättning att:

1. 1. a) leveransen antingen syftar till att delvis ersätta varuleveranser eller anläggningar, eller till att utöka befintliga varuleveranser eller anläggningar, och
      
      
   2. b) ett byte av leverantör skulle medföra att den upphandlande myndigheten tvingades anskaffa varor som skulle vara tekniskt oförenliga med de först anskaffade eller leda till oproportionerliga tekniska svårigheter avseende drift och underhåll,

(Notera att och ovan innebär att både a) och b) måste vara uppfyllda)

Som upphandlare har jag vid ett flertal tillfällen använt mig av det undantaget. Det är tillåtet, men är det lämpligt? Svaret är nog att det är tillåtet och nödvändigt, och därmed att lämplighetsfrågan borde ha ställts tidigare…

Det finns trots allt både implicita och explicita krav på myndigheter avseende hushållning med de allmännas resurser.

Men vad är problemet?

Problemet är att du, redan när du kommit så långt att du måste förhandla med en leverantör, och leverantören är medveten om att du är hänvisad till just denne, har avsagt dig all form av konkurrens kring pris, och till stor del, även formen för leveransen.

Det kan komma att stå dig dyrt.

Hur undviker man detta?

I min uppfattning genom förberedelse och åter förberedelse inför en upphandling. LOU medger tillägg inom ramen för tecknat kontrakt, och optioner är fantastiska att ha med. Det är inte tillåtet att förändra ett ingånget kontrakt med mer än 10 % av värdet, men har man i kontraktet angivet att förändringar kan komma att ske (i form av optioner eller motsvarande) så tillåts värdet öka med upp till 50 %.

Så, genom förberedelse så behöver du som avtalsförvaltare enbart utlösa en option, eller lägga en tilläggsbeställning, istället för att förhandla fram ett nytt kontrakt, med en motpart som redan genom formen av upphandlingen vet att du är hänvisad till denne.

Försvarsmaktens överlevnadsskola har mottot ”Praeparatus supervivet” (den förberedde överlever). I det här fallet är det så att den förberedde spar på pengarna.

I ett senare blogginlägg kommer jag att diskutera hur man lämpligast (och inom ramen för lagen) skriver ändringsklausuler.