Johan Wallquist

Managementkonsult

Optimera digitalt samarbete  - en guide

2019-okt-03 07:13:00

Tänk om varje gång du anställde någon, kunde anställa den absolut mest lämpade personen för den rollen, oavsett var den personen befann sig. Den verkligheten är inte långt bort när allt fler organisationer tar in remote workers.

Digitaliseringen driver på förändring i alla led. Fråga dig till exempel hur ofta tar du onlinemöten? Hur ofta deltar någon i dina möten online? För mig som konsult med kunder som inte sitter i Sverige så sker upp emot 95% av mina kundmöten digitalt. I en värld som kopplas samman av internet så behöver vi inte befinna oss öga mot öga längre för att kunna leverera värde. I många organisationer behöver man jobba över landgränser och tidszoner för att inkludera alla perspektiv och intressenter. Det är givetvis ohållbart att resa till vartenda möte. Det finns till och med företag som har valt att köra helt utan kontor, där alla jobbar där de vill, en så kallad distributed workforce.

Att "jobba på distans" är varken helt nytt eller unikt, men många rapporter visar på en accelererande trend där fler och fler väljer att inte jobba traditionellt från ett kontor. Det kan innebära allt från att jobba lite hemifrån nån dag i veckan till att köra totalt remote från en wifi-kopplad-bungalow i Vietnam. Oavsett vad du har upplevt så inser du nog att de digitala mötena bara blir vanligare. Här kommer några saker att tänka på för att utnyttja möjligheterna och öka produktiviteten.

Det är främst tre trender som driver på förändringen av arbetssätt och hur vi jobbar tillsammans:

  1. Organisationer som erbjuder möjligheten att jobba på distans anses mer attraktiva som arbetsgivare.

  2. När ett företag väl fattar beslutet att tillåta distansarbete och blir ett nätverksbolag*, så försvinner hindren för att enbart ta in resurser/talanger inom den geografiska närheten. Det möjliggör för företagen att ta in experter, frilansare och giggare från olika länder.

  3. Allt fler ser frihet som normen. Ju fler unga människor som äntrar arbetsmarknaden, desto fler kommer anse att man ska kunna jobba vart man vill. Dessa ersätter också fler och fler beslutsfattare.

Tekniken har kommit långt, men jag kan nästan garantera att du också har svurit över problemen med uppkopplingen och att behöva upprepa proceduren "jag hör er, hör ni mig?" när ni kopplar upp ett onlinemöte. Sanningen är att andelen möten online bara kommer öka.

*Nätverksbolag bygger inte på traditionella team och anställda utan tar in resurser från hela världen för att hitta den bästa matchen mellan roll och resurs.

Det positiva är att tekniken kommer bli ännu bättre och folk vänjer sig (blir bättre på att hantera inställningarna i verktygen för onlinemöten).

hologram_meeting

Vissa känner sig dock fortfarande lite obekväma i onlinemöten. Det finns en del utmaningar såklart men de går att hantera. Det svåraste att få till den där riktiga närheten till andra människor när ett möte sker digitalt. Det beror på den del av vår kommunikation som inte sker verbalt. Massa små ansiktsuttryck och mikroreaktioner i kroppsspråk stöttar det vi säger, eller avslöjar ibland det vi inte säger.

Det går (än så länge) inte att komma ifrån att mänskliga möten är oerhört värdefulla. De ska verkligen inte ersättas med digitala möten, men en större andel bör och kommer ersättas av onlinemöten, så det är lika bra att redan nu börja göra det så bra som möjligt.

De praktiska fördelarna överväger nackdelarna:

  • Ökad produktivitet - folk på distans blir faktiskt mer produktiva.
  • Mindre resande - både för miljön och tidsbesparing. Sparar massor av tid som kan läggas på annat (mer jobb, kids, träning eller Netflix)
  • Större valmöjligheter för uppdragsgivare som kan hitta och jobba med resurser från hela världen.
  • Större valmöjligheter för arbetare. Ta bara de mest passande och roliga uppdragen/projekten.

 

Läs mer om hur organisationer kan inspireras av moderna Saas-bolag

Så ökar du produktiviteten

Här är några tips för att förbättra ditt eget arbete och företagets digitala samarbete:

Verktygen - ett bra hantverk kräver en bra verktygslåda

  1. Kommunikationsverktyg (Microsoft Teams, Slack eller liknande) bör vara standard för varje medarbetare. Chatt i realtid löser många frågor istället för möten och det behöver inte avbryta ett flow (går att svara senare). Det går också att integrera i arbetsrutiner och med andra verktyg som kalender, fildelning och automatiseringar.
  2. Sen vill jag också slå ett slag för ett Digitalt Workspace. Det är ett verktyg vi jobbar med som underlättar samarbete i möten, workshops, linjearbete etc på ett digitalt sätt. Det sparar massor av tid samtidigt som det ökar engagemanget generellt vid samarbete 
  3. Projektledningsverktyg. Planner och Trello för enklare agila projekt. Kolla även Asana, Projectplace, Monday.com, Wrike.com för att också hantera mer traditionell projektledning, resurser, tasks etc.
  4. Underlätta mötesbokning. Undvik onödiga mail fram och tillbaka för att bestämma tid. Använd Calendly för att boka in möten i varandras kalendrar utan krockar. För grupper som ska enas om mötestid kan man använda Microsofts FindTime, eller Doodle.
     

Ett bra videomöte

För att kunna jobba effektivt på distans eller med en distribuerad workforce så gäller det att få till riktigt bra och produktiva möten.

  1. Ni behöver en tillförlitlig och enkel videolösning (t.ex. Zoom, Teams, Google Hangout).
  2. Bra hårdvara. Använd headset med aktiv bullerdämpning (ANC) och/eller med bra mikrofon. Video i all ära men ljudet är faktiskt prioritet nummer ett. Om du måste sitta där det inte är tyst, se till att ha en riktigt bra mikrofon. Dyrare headsets har inbyggd noise-cancellation som "tar bort" störande ljud, annars får du kanske acceptera att riktade mikrofoner ger mycket bättre ljud (t.ex. Jabra). Du kanske tappar lite coolhetsfaktor men du kommer höras så mycket bättre.
  3. Interagera och dokumentera. Ett bra digitalt möte involverar alla, inte bara den som pratar och presenterar. I ett digitalt workspace kan ett möte struktureras och faciliteras för bästa resultat. Deltagare kan komma med input direkt och det som beslutats finns kvar till nästa möte. AI-funktioner hjälper till att sammanställa och analysera.  Läs mer om digital facilitering här.
  4. Använd video! Våga slå på webkameran. Det visar att du är närvarande och ger mycket mer känsla till mötet. 
  5. Prata, men inte i mun på varandra. Ha inte alltid på "mute". Var extra öppen för vem som "står på tur" då det kan vara svårt att se vem som vill säga nåt.
  6. Var personlig. Innan mötet drar igång, fråga vad som hände i helgen, om någon gjort nåt kul. När ni inte springer på varandra vid kaffemaskinen så får ni ta det i mötet. Det lönar sig i längden och ni har ändå redan tjänat in den lilla tiden det tar att ha lite trevligt.  Om det bara är "all work, no play" så finns risken att man tappar engagemang och det kommer sänka produktiviteten på sikt.

Kommunikationskultur (oavsett verktygslåda så måste alla veta hur den ska användas)

  1. Struktur och best practice - sätt upp tips och guidelines för hur ni ska arbeta, vad som förväntas i gengäld mot att alla kan jobba på distans (se playbook i länkarna).
  2. Dokumentera allt och spara allt så att det lätt går att hitta när någon ny person ska sätta sig in i projektet eller nyanställas.
  3. Träffas via video ofta. Inkludera och uppdatera varandra.
  4. Vikten av social interaktion. Samla alla då och då på konferenser, teambuilding och retreats för att diskutera långsiktiga mål och planer. Uppmuntra också folk att inte alltid sitta helt ensamma. Att ibland gå till ett fik eller co-working space och träffa andra människor (inte nödvändigtvis kollegor) minskar risken att folk känner sig isolerade och nya intryck ökar även kreativitet.
  5. Budget (utrustning hemma eller co-working). Företagen bör dra sitt strå och överväga att ge alla anställda en budget så att de kan skapa en bra arbetsmiljö hemma eller ha ett medlemsskap på ett co-working space.

 

Annat att tänka på

Alla kanske inte fungerar på distans, vid rekrytering bör man kolla att personerna kan arbeta självständigt, är proaktiva och har god kommunikationsförmåga.

Organisationerna i sin tur måste blir mer resultatorienterade (fokusera på outcome, inte output) för att få ut det mesta av dessa digitala möjligheter. 

Att skapa en fungerande organisation som tar in flexibla resurser och integrerar i arbetsflöden på ett effektivt behöver hantera mer än det digitala samarbetet, men det är ett konkret första steg. Sen ska mycket annat på plats (kultur, processes, lagar och skattereformer för gig-ekonomin etc) för att detta ska få fart, men det är en annan artikel.

Om du vill prata om digitalt samarbete kan du boka en tid i Johans kalender HÄR.

 

Om författaren:

067A2804d - Copy-1Johan driver digitala initiativ och uppgraderar affärsmodeller som konsult på Centigo. Han har jobbat med bl.a. Volvo, H&M, Ericsson, Miljöpartiet, Sandvik, Match.com, Accenture samt coola startups som Splyt.com och svenska Glue Home. Läs fler inlägg connecta på LinkedIn eller maila till johan.wallquist@centigo.se.

 

Länkar:

  1. Digitalt workspace och facilitering: https://skills.centigo.se/p/digital-facilitation
  2. Distributed workforce video (4:28): Matt Mullenweg: Why working from home is good for business
  3. Distributed work playbook http://services.google.com/fh/files/blogs/distributedworkplaybooks.pdf
  4. Produktivitet: https://www.inc.com/scott-mautz/a-2-year-stanford-study-shows-astonishing-productivity-boost-of-working-from-home.html
  5. Rapport: Gallup State of the American Workplace
  6. Rapport: FlexJob’s State of Telecommuting in 2017 report

Tags: Digital_Transformation Digitalisering Business_Transformation Digital_Growth Organisational_Development Managementkonsult workshops Cloud Digitization