Sätt rätt bemanningsstrategi och ta din schemaläggning till nästa nivå

Ett av våra mer spetsiga erbjudanden på Centigo är att hjälpa våra kunder i arbetet med att ta fram en bemanningsstrategi. Behovet för detta finns i flera branscher, såsom kollektivtrafik, handel och sjukvård, med en gemensam nämnare att företagen/organisationerna har många anställda, komplexa bemanningsbehov samt lyder under allt som oftast komplicerade kollektivavtal.  

När behövs en bemanningsstrategi? 

Inom handelsbranschen kan en tydlig behovsindikator för en bemanningsstrategi vara att butiksbemanningen till stor del utgörs av deltidsanställda som har svårt att leva på sin lön. Personalomsättningen är hög eftersom det är svårt att bygga lojalitet när butiksanställda behöver kombinera sin anställning med ett annat jobb för att nå en lön som går att leva på. För att bli en attraktiv arbetsgivare i det här läget behöver mängden deltidsanställda öka, scheman behöver svara mot kundernas besöksmönster och vara trivsamma att bemanna. För att lyckas med en sådan förflyttning krävs det att det finns en tydlig strategi som vägleder cheferna i hur den operativa verksamheten ska bedrivas utifrån bemanning. 

Inom kollektivtrafikbranschen kan en tydlig behovsindikator för en bemanningsstrategi vara att personalplaneringen bedrivs med för kort framförhållning, ej svarar mot den operativa personalens önskemål eller att det saknas tydliga styrande principer för hur schemaläggningen ska utformas. Här blir naturligtvis vissa delar av bemanningsstrategin mer teknisk till följd av att tidtabeller som ska efterlevas i ett komplicerat trafiknätverk är en mer komplex algoritm att lösa än butikernas besöksmönster och öppettider.   

Mitt namn är Johan Lindstrand och jag brinner för att skapa attraktiva arbetsplatser och framgångsrika organisationer/företag genom långsiktig och hållbar bemanningsplanering. Till vardags har jag rollen Senior Business Lead på Centigo i Göteborg där vi har byggt upp ett stjärnspäckat konsultteam med generalister och specialister som har siktet inställt på att etablera Centigo som en bred och heltäckande managementkonsultfirma på den lokala marknaden.

Definiera en vision och en målbild för bemanningen 

När jag tar den här typen av uppdrag brukar jag först tillsammans med mina kunder definiera en vision och en målbild som beskriver vilken arbetsgivare de vill vara när det kommer till bemanning. Oftast landar detta i en balansakt mellan attraktiva scheman för medarbetarna och scheman som bidrar till att verksamheten kan bedrivas mer effektivt. Med utgångspunkt i detta strävar jag sedan efter att ta fram en strategi som harmoniserar i följande fyra dimensioner: 

        • Processer – hur möjliggör vi ett effektivt arbetssätt?

        • Informationsteknik (IT) – vilka verktyg använder vi för att schemalägga

        • Organisation & styrning – hur kan vi distribuera ansvar för att frigöra kraften hos alla?

        • Beteenden & attityder - hur skapar vi förmåga och vilja till förändring bland ledare och medarbetare? 

Dessa dimensioner har jag hämtat från Centigos filosofi Business Wellness. Det är både en filosofi och en metod att använda för att hjälpa företag att bli långsiktigt framgångsrika. I ett sådant här arbete behöver vi träffa och höra individerna i den operativa verksamheten, veta vad som motiverar dem och vad som håller dem tillbaka. Då gäller det att arbeta med ett ”utifrån-och-in-perspektiv” genom att forma representativa arbetsgrupper som kan föda arbetet med insikter och hjälpa oss ta fram en strategi som lyfter deras prestation och som effektiviserar deras vardag. 

Återkommande förbättringsområden som jag ser i mina uppdrag

Avslutningsvis, för att ge lite konkreta och handfasta tips, vill jag dela med mig av några återkommande större förbättringsområden som jag ofta ser ute i mina uppdrag:  

  1. Team och individer arbetar efter olika arbetssätt när det kommer till att schemalägga personalen. 
  2. Kommunikationsflödet inom schemaläggningen är komplicerat och bidrar till ineffektivitet. 
  3. Det finns en stor digitaliseringspotential i arbetssättet med schemaläggning. 
  4. Schemaläggningen följer inte bemanningsbehovet tillräckligt väl för att arbetet ska kunna utföras på ett produktivt sätt. 

Jag vet att organisationer som vill lyckas med sin schemaläggning har mycket att vinna ifall dessa fyra områden hanteras aktivt och ses över löpande. Hör gärna av er ifall ni känner igen er i dessa och vill diskutera hur det kan möjliggöra mer framgångsrik bemanningsplanering hos er. 

Kontakta Johan Lindstrand