Johan Nilsson

Managementkonsult

Undvik kaos med Microsoft Office 365 Del 1/3: Tips till organisationen

2019-dec-17 15:19:07

Mappstrukturer med ordning och reda eller ett kaos där strukturer växer allt djupare? En ökad frustration då produktiviteten begränsas samtidigt som dagens mobila samhälle ställer krav och förväntan på en mobilitet även på arbetet. Jag tror det är många som känner igen sig.

Vi har nu lämnat vårt tidigare arbetssätt på filservern med djupa mappstrukturer för en strukturerad vardag där mobiliteten är i centrum med Microsoft Office 365. Det är i alla fall vad man hoppas på, men det är långt ifrån sant då många känner att steget blev lite för stort. Hur enkelt det än kan verka vara så måste en implementering av Office 365 tas på allvar.

I tre delar kommer jag dela med mig av mina bästa tips till er som organisation vid införandet av Office 365, er som jobbar i ett projekt och använder Office 365 samt dig som användare i Office 365.

I del ett fokuserar jag på tips till er som organisation vid införandet av Office 365.                          

Införandet av Office 365 är ett verksamhetsprojekt - inte ett IT-projekt

Vid införandet av Office 365 är det viktigt att tidigt definiera spelreglerna i verksamheten samt tydliggöra dessa för alla inblandade. Ett exempel på varför detta är viktigt är Microsoft Teams entré som har gjort många användare förvirrade när mötesinbjudningar börjar komma med Teamslänkar istället för Skypelänkar, samt då förfrågningar börjar dimpa ner i mejlen om att samarbeta i ett Team. Här uppstår en stor förvirring kring var egentligen dokument skall sparas någonstans och kunskapsgapet mellan användarna blir snabbt tydligt.

Underskatta inte förändringsledning

Information och utbildning är viktigt och får inte underskattas. Hur skall detta struktureras? Var skall vilken typ av dokument sparas? Vilka appar (SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook etc) skall användas till vad, och hur mycket ska man begränsa dess användare? Det fortsatta stödet och riktlinjer efter en implementation är minst lika viktig. Det är fler än man kan tro som upplever en förvirring under och efter implementering och i vissa fall upplevs inte behovet av en mobilitet alls. Förändringsledning måste vara kontinuerlig över tid eftersom plattformen förändras samt att nya medarbetare tillkommer. Det är viktigt att ledningen står bakom och tydliggör målbilden och varför förändringen sker samt att involvera och engagera organisationen tidigt i processen.

Definiera nya sätt att arbeta och vad de innebär

Det nya arbetssättet innebär att samarbeten förändras och mobiliteten hamnar i centrum, det är därför viktigt att sätta gemensamma spelregler i er digitala arbetsmiljö. Var tydliga mot användarna och ge exempel hur det nya arbetssättet kan hjälpa just dem i deras vardag.

Kör agilt – Börja smått och anpassa till verksamheten

Att köra all in med hela Microsoftpaletten på en gång är inte alltid att rekommendera. Kom ihåg att detta är en förändringsresa som är olika för alla och där vissa behöver mer tid än andra. Många kommer på egen hand att ta reda på hur Microsofts portfölj kan hjälpa just dem i deras dagliga arbete och öka produktiviteten, medan andra kommer att fokusera på begränsningar i SharePoint som att öppna och editera en PDF direkt i browsern, problem med synkronisering, hantering av attachments i Outlook etcetera. I dessa lägen kan det bli aktuellt att kolla på lösningar att underlätta/hantera dessa begränsningar för att bemöta användarnas sätt att arbeta.

Missa inte nästa del där jag kommer ge tips till er som jobbar i ett projekt och använder Office 365. Läs del 2 och 2 här:

Läs del 2: Undvik kaos med Microsoft Office 365: Tips till projektet

Läs del 3: Undvik kaos med Microsoft Office 365: Tips till användaren

Kontakta Johan Nilsson

 

 

Tags: Digital_Transformation Cloud Office 365 Produktivitet