Johan Nilsson

Managementkonsult

Undvik kaos med Microsoft Office 365 Del 2/3: Tips till projektet

2019-dec-12 20:45:00

I del ett fick ni ta del av tips till organisationen vid införandet av Office 365. I denna del tänkte jag fokusera och ge tips till er som jobbar i ett projekt och använder Office 365.

Microsoft Teams

Alla pratar Teams just nu. Var medveten om vad det innebär och var överens med just ditt Team hur ni skall arbeta och samarbeta i plattformen. Kom ihåg att om ni skapar ett Team så skapas också en SharePointsite bakom kulisserna. Det är därför väldigt viktigt att ni har koll på vad ni sparar var. Säg exempelvis att ni redan har en SharePointsite och sedan skapar ett Team, då kommer ni helt plötsligt ha två SharePointsiter med liknande namn. En annan viktig fråga är vem som ska kunna ta del av informationen, räcker det med ditt Team eller är det något som faktiskt berör övriga organisationen? Tänk igenom först, och om du är osäker hur allt hänger ihop med O365 grupper, SharePoint och Teams så fråga ansvarig för Office 365 i din organisation.

Läs del 1: Undvik kaos med Microsoft Office 365: Tips till organisationen

Tänk igenom hur ni sätter upp era dokumentbibliotek och strukturer

SharePoint har begränsningar i antal tecken i URL:en, så försök tänka bortom djupa folderstrukturer då dessa inkluderas i teckenberäkningen. Försök istället tänka hur Vyer och Metadata kan hjälpa. Men viss folderstruktur kan vara bra att ha på en översta nivå för att underlätta med behörigheter.

Använd relevant metadata för att underlätta sökbarheten nu och i framtiden

Tänk igenom vad som kan vara bra att söka och filtrera på framåt och inkludera detta som Metadata i biblioteken på din SharePointsite. Avsett tid till detta innan ni börjar producera dokument. För att förstärka informationsarkitekturen finns även möjlighet att erbjuda centralt styrd metadatastruktur.

Ha ordning på dina Office365 grupper

Tänk på att ni skapar en O365-grupp när ni exempelvis skapar en Planner och ett Team. Om ni redan har en SharePoint Teamsite så rekommenderas att skapa ett Team från denna O365-grupp ni redan skapat. Använd därefter detta Team och grupp för att lägga till appar som Planner etcetera.

Admin funktionalitet för att förenkla förvaltningen av detta är under utrullning.

Tänk igenom behörighetsstrukturen och hur den skall underhållas

Det kan lätt bli kaos i behörighetsstrukturen på en SharePointsite. Tänk igenom från början hur ni skall styra behörigheter på sidor och bibliotek. Underhållningen av detta är också jätteviktig och även vem eller vilka som skall underhålla den. När det gäller Teams har man idag antingen tillgång till allt eller inget, men snart kommer man kunna ha möjlighet att behörighetsstyra kanaler.

Ha koll på aktiviteter och deadlines med hjälp av Planner

Planner är en app som hjälper dig och dit Team att planera aktiviteter. Du kan också enkelt koppla era deadlines till din kalender. Men kom ihåg att Planner inte ersätter Microsoft Project, som snart kommer uppdateras och ta ett nytt stort kliv.

I sista delen av denna miniserie kommer jag ge tips till dig som användare i Office 365. Läs det här!

Läs del 3: Undvik kaos med Microsoft Office 365: Tips till användaren

Kontakta Johan Nilsson

Tags: Digital_Transformation Cloud Office 365 Produktivitet