Johan Nilsson

Managementkonsult

Undvik kaos med Microsoft Office 365 Del 3/3: Tips till användaren

2019-dec-17 15:14:37

I de två första delarna av denna miniserie har ni kunnat läsa om tips till organisationen samt till er som jobbar i ett projekt och använder Office 365. I sista delen kommer jag fokusera på det viktigaste, Dig som användare i Office 365. Våga bryta gamla beteenden och testa det nya. Nedan kommer några tips och råd till dig som användare att tänka på i Office 365-världen.

Läs del 1: Undvik kaos med Microsoft Office 365: Tips till organisationen

Microsoft Teams – Var inte rädd, testa!

31 juli 2021 stänger Microsoft ner Skype, så även om du är en Skype supporter så finns det inget val, du kommer bli tvungen att använda Teams. Därför rekommenderar jag att du börjar testa Teams redan nu om du inte redan har gjort det. Men kom ihåg att Teams inte bara ersätter Skype, det är en hel sammarbetsplattform som även inkluderar Skypes funktionaliteter.

Ha koll på aktiviteter och deadlines med hjälp av To Do

To Do är en app som hjälper just dig att samla dina aktiviteter och deadlines på ett och samma ställe som även inkluderar aktiviteter från Planner och flaggade email från din Outlook. Börja varje morgon med att uppdatera din dag - jag lovar du kommer att gilla det!

Läs del 2: Undvik kaos med Microsoft Office 365: Tips till projektet

Testa Power Automate (Flow) – automatisera beteenden med bara några knapptryckningar

Du som använder Iphone kanske har sett att du i den senaste iOS-uppdateringen nu kan ställa in automatiserade beteenden för just din telefon? Microsoft motsvarighet heter Power Automate. Med Power Automate kan du med bara några få knapptryckningar automatisera repetitiva uppgifter som gör dig mindre produktiv genom att koppla samman appar du redan använder som Outlook, SharePoint etcetera. Ett tips, testa ”Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business” som ni hittar under Top picks inne i Power Automate. Då kommer alla attachments ni får till er inbox i Outlook att automatiskt sparas i en folder på din OneDrive. Är du nyfiken så lovar jag att du snabbt kommer lära dig att bygga dina egna Flow med de appar du använder mest.

Värt att nämna är att Power Automate nu även stödjer Robotic process automation (RPA).

Ha koll på vad som delas med dig och vad du delar med andra med hjälp av OneDrive

I OneDrive Online finns en flik som heter 'delat' där du kan se vad som delas med dig och vad som delas av dig. Ett smidigt sätt att få en lista att filtrera istället för att spara mejlen.

Synkronisera inte alltför stora strukturer och bibliotek

Genom att synkronisera bibliotek får du åtkomst till dina mappar och dokument genom filhanteraren. Det är lätt att känna sig bekväm då det påminner om hur det var förr, innan dokumenten var i molnet. Men var försiktig! Ju fler filer desto större risker. Problemen kan vara kollisioner då flera samarbetar på dokumenten. Håll koll på din OneDrive symbol längst ner i högra hörnet att du är 'Up to date'.

Risken med synkronisering är också stor att ”råka ta bort” mappar som innehåller mängder av dokument, och att återskapa från papperskorgen är inte det smidigaste med mängder av dokument som blivit borttagna.

Prata med varandra

Dela med er av tips till kollegor och var nyfiken. Hur öppnar du ett dokument du skall arbeta med? Via recent fliken i klienten (Word, Excel, Powerpoint) eller utgår du från ditt bibliotek? Du kanske inte har hittat sättet som passar dig ännu. Kommunikation och att dela med sig av tips och tricks är oerhört effektivt för att minimera kunskapsgapet och få över motståndarna till ert lag.

Likasom din telefon uppdateras så kommer din digitala arbetsmiljö också att uppdateras och det kommer att fortsätta ske förändringar. Det du bör göra som användare är att gå in med rätt inställning och attityd. Det du som ansvarig/organisation skall göra är att ge användarna rätt förutsättningar att lyckas i sin digitala miljö. Först då kan vi lösa ekvationen och få ut ett digitalt värde med Office 365, en vardag där man snabbt hittar relevanta dokument, och där samarbeten sker effektivt både internt och externt.

Vi på Centigo hjälper dig som kund att driva och genomföra dessa typer av projekt. Vi jobbar även nära vårt systerbolag Accigo som är experter på implementation och arkitektur av Office 365

Vill ni ha mer tips eller råd är så ni välkomna att höra av er.

 Kontakta Johan Nilsson

”I oredan, finn enkelheten. I disharmonin, finn harmonin. Mitt i svårigheterna finns möjligheterna.” - Albert Einstein

Tags: Digital_Transformation Cloud Office 365 Produktivitet