Organisationer som lyckas med en värdeskapande digital transformation har inte sällan ett annat ledarskap än det traditionella. Vad är det för ledarskap som gömmer sig i de innovativa organisationerna? Vad är det som gör att vissa lyckas om och om igen med sin digitala omställning, medan andra febrilt letar efter den digitala innovation som ska rädda verksamheten? I den här bloggen vill vi ge dig insikter, inspiration och mod att tänka nytt och våga göra nytt för att uppnå resultat som ger full effekt och frigör medarbetarkraften i organisationen.
Samhällets utveckling
Det tog telefonen 75 år att nå 50 miljoner användare, för internet tog det fyra år och för Pokemon Go tog det bara 19 dagar. Teknikutvecklingen accelererar, vilket påverkar hur samhället förändras. I en värld där förändring är det enda konstanta hänger organisationers framgång på hur de klarar av att anpassa sig till omvärlden, vilket medför en hel del utmaningar.
Vad behöver vi för att lyckas med digital transformation i offentlig sektor nu när samhället förändras i allt snabbare takt - och kommer att förändras än snabbare? Offentlig sektors utmaningar är många och för att möta samhällsutvecklingen krävs en högre kapacitet för att kunna utföra den service som invånarna förväntar sig och har rätt till. Samtidigt blir dagens samhälle alltmer komplext. En digital omställning är nödvändigt för att skapa ökad effektivitet i verksamheten. Digital omställning i offentlig sektor innebär bland annat mer effektiva arbetssätt, antingen genom att maximera nyttan inom befintliga förutsättningar eller hitta helt nya innovativa arbetssätt där verksamheten tillåts att utforska nya möjligheter. Men, än viktigare än utveckling av tekniken är att åstadkomma en förändring av förhållningssätt, vilket i sin tur kräver nya sätt att organisera och leda.
Morgondagens offentlig sektor
Frågan många ställer sig idag är hur ska offentlig sektor lyckas med att ta sig an de ekonomiska och demografiska utmaningarna och samtidigt bevara och utveckla välfärden? För att lyckas med att bygga något nytt som är både effektivare och har en högre kvalitet så behöver hela organisationen genomsyras av en helhetssyn. Ett effektivt samspel mellan organisationens element och perspektiv bör eftersträvas i kombination med ett engagerande syfte. Andra viktiga faktorer är ett långsiktigt perspektiv på sitt värdeskapande, en tydlig fokuserad riktning, modet att våga utvecklas genom systematisk innovation, ha en dynamisk styrning och ett momentum i sin förflyttning över tid, möjliggöra ett ledarskap som ger full effekt och en förmåga att hitta balansen att kunna hantera dessa perspektiv.
Dessa perspektiv är vad vi på Centigo kallar Business Wellness. Målet med Business Wellness är att skapa ett kontinuerligt ökat värdeskapande för alla intressenter. Här kan du läsa mer om Business Wellness och hur du får din organisation att utvecklas: Organizational development - reach full potential | Business Wellness.
Det nya ledarskapet
70% av alla transformationsförsök misslyckas! Två primära anledningar, brist på delaktighet, och brist i ledarskapet. I framtiden kommer det inte längre att gå att fortsätta att göra så som man alltid har gjort. Vi kommer att behöva göra saker annorlunda. Det handlar inte om att vara bäst i klassen. Det handlar om att göra tillsammans. Tredje utmanare är tilliten till tekniken, man tror att tekniken ska lösa allt. Om det offentliga Sverige skall kunna möta nya digitala krav och leva upp till medborgarnas förväntningar behöver vi arbeta med medborgarnas kundresa och undersöka hur den ser ut för olika samhällsgrupper.
Det nya ledarskapet handlar om att utvecklas, att bygga nya förmågor och skapa värde för alla intressenter. Det innebär konkret att vi behöver utveckla våra arbetssätt, få ut full effekt av tekniken samt viktigast av allt säkerställa att varje medarbetare får förutsättningar att nå sin fulla potential. För att lyckas med det så behöver man göra ett antal viktiga vägval. Det räcker inte att göra saker rätt, man måste även göra rätt saker. Genom att definiera tydliga vägval och prioritera strategiska initiativ kan man säkerställa att fokus läggs på rätt saker genom hela processen för att ta arbetet hela vägen in i mål. Den fokuserade riktningen visar vägen framåt men ger inte ett definierat slutmål.
Genom att tillämpa ett agilt arbetssätt kan organisationer undvika att springa åt fel håll, samtidigt som man kan reducera kostnader och effektivisera resurser genom att testa och utvärdera nya lösningar före införande. När vi arbetar agilt vet vi vad vi önskar uppnå, men inte hur lösningen att nå dit ser ut. Det utvecklas under arbetets gång och förändras också löpande då omvärlden och mottagarens behov ändras. En annan fördel med agil utveckling är att vi får möjlighet att löpande utvärdera och prioritera kommande aktiviteter allteftersom vi märker vilken effekt de genomförda aktiviteterna får. Kommunikation och förändringsledning är kritiska för att förankra ett tydligt, engagerande och gemensamt varför.
För att alla ska kunna bidra, tänka klart och stötta varandra så behöver vi se till att vi skapar trygghet. Trygghet skapas genom att man har en gemensam riktning – en målbild - och ett tillåtande förhållningssätt. Utmaningen som förändringsledare är att förstå varför logiken ser ut som den gör. Oavsett vad jag tycker. Utan värdering och dömande. Helt enkelt vara nyfiken på hur de olika delarna hänger ihop. Annars är det farligt om jag inte förstår varför och försöker ta för stora steg. Det är först när vi verkligen förstår vad det handlar om som vi kan vara konkreta. Vårt tips är att börja i liten skala med en motiverad grupp med ledare som är nyfikna och öppna och kan bli förebild för resten av organisationen. Några går före och testar nytt, drar lärdomar och sprider dessa vidare innan fler delar av organisationen genomför stora förändringar.
Du som ledare behöver inte ha alla svar, men du behöver vara trygg i det och fortsätta att experimentera och testa nya vägar. Det skapar tillit och mod. Trygghet skapas i det som är nära, även när otryggheten präglar bilden av det som är långt borta. Skapa en trygghet i det vi vet och ta sedan små steg framåt när ni testar något nytt, utvärdera, korrigera vid behov och repetera.
Omvärldsspaning digital transformation i offentlig sektor
För att nå full effekt krävs ett distribuerat ledarskap genom fokus på ansvar. När endast ledningsgruppen tar ansvar för förändringen begränsas möjligheterna att maximera medarbetarkraften i organisationen och identifiera rätt framgångsfaktorer. Därför är det viktigt att tidigt involvera medarbetare på alla nivåer för att skapa en vision som engagerar hela organisationen. Ett bra kundexempel på en kommun som har startat sin digitala transformation är Värmdö kommun. Smartare Värmdö initierades år 2021 och är en satsning som har som målsättning att skapa stolta och nöjda medborgare genom motiverade och sunda medarbetare.
Cecilia Lejon, kommundirektör Värmdö kommun, har visat på det ledarskap som krävs för att lyckas. När hon talar om varför satsningen görs så utgår hon från ett gemensamt varför för att skapa en fokuserad riktning. ”Att i takt med att vi blir fler äldre och färre i arbetsför ålder, och därmed får mindre skatteintäkter till Värmdö kommun måste vi tänka nytt. Färre måste kunna göra mer för fler utan att tumma på servicen till våra kommuninvånare och företagare. Genom att arbeta smartare, investera smartare och nyttja våra egna och våra medborgares förmågor smartare kommer vi kunna frigöra resurser och framtidssäkra kommunen. För att kunna genomföra de insatser som krävs för att nå målen behöver kommunens samtliga verksamheter gemensamt förflyttas, vi skapar ett nytt sätt att vara kommun. Resan är minst lika viktig som målet eftersom lärande, utveckling, innovation och kontinuerliga förbättringar blir en naturlig del av kommunens arbete.”
Smartare Värmdö är en långsiktig satsning som bidrar till att kommunen kontinuerligt ökar värdeskapande för alla dess intressenter. I Värmdö finns det en tydlig balans mellan kommunens nuvarande förvaltningsuppdrag och den utveckling, innovation och digitalisering som krävs för att skapa kommun 2.0. ”Jag tänker att det viktigaste är att utföra uppdraget och nå resultat. Det gör man tillsammans och gemensamt, med öppenhet, driv och vilja att göra skillnad. Ett gemensamt språk, involvering och omtanke är också viktiga ingredienser. Vi behöver vara rädda om varandra för att säkerställa vårt uppdrag och värna våra förmågor och människor. Med öppenhet väcks innovationskraft. Fokus på att göra - sluta snacka, börja göra. Med allt detta har du mod att förflytta”, tillägger Mona Ekesryd, kontorschef HUB, och den som är ansvarig för att leda kommunens utveckling, innovation och digitalisering inom ramen för Smartare Värmdö. För sitt arbete med Smartare Värmdö så har Mona bland annat blivit nominerad till årets tyngsta it-utmärkelse ”Årets CIO 2022” av IDG.
Ta nästa steg mot en digital transformation
Vårt sätt att se på digital transformation är att det handlar om att på ett innovativt sätt använda ny teknik för att skapa värde för alla intressenter. Ledarskapet är helt avgörande för att våga släppa det gamla och våga tänka nytt. Många medarbetare kan idag inte verka fullt ut då ledarskapet inte tillåter det. För att få ut kraften krävs ett annat ledarskap - ett ledarskap som sätter mottagaren i fokus, ser till att alla går i samma riktning och skapar incitament för att göra den förändring som behövs - glädjen att lyckas behöver vara större än rädslan för att misslyckas.
En värdeskapande digital transformation är 20% teknik och 80% människor och att göra saker annorlunda. Den digitala omställningen kommer att påverka ledarskap, arbetssätt och medarbetarskap. Det är oftast inte en tekniskt svår förändring det handlar om, utmaningen ligger i att förändra människors sätt att arbeta. Vi behöver således flytta människorna. Om människorna står kvar så kommer vi inte att få ut effekten av den utveckling vi gör. Vi kommer att behöva lyfta på många stenar under processens gång och vi kommer att hitta sådant som inte fungerar eller som varit en utmaning under en längre tid. Då behöver vi ha tålamod, skapa nya förutsättningar och sätta rätt förväntningar för att inte tappa energi och legitimitet. För att lyckas så behövs en kultur som frigör medarbetarkraften i organisationen. Vi behöver satsa på att långsiktigt bygga relationer, där vi kan arbeta tillsammans i team och där vi kan få hävstång på våra förmågor.
För att lyckas behöver vi stärka vår förmåga att fungera effektivt tillsammans. Vi behöver också stärka vår förmåga att se och agera utifrån ett helhetsperspektiv och genom det skapa större samlad samhällsnytta. Sveriges offentliga förvaltning är idag bra på att arbeta utifrån sin egen verksamhetslogik och utifrån sitt eget verksamhetsområde. En modern digital förvaltning kräver dock att servicen hänger ihop över organisationsgränser. Detta kräver interoperabilitet och att data kan flöda mellan aktörer på ett säkert och tillförlitligt sätt. Genom att dela med oss av både det som är bra och de misstag som vi gjort längs vägen så hjälper vi varandra att bli bättre kontinuerligt.
Forskning visar också på att vi mår bättre när vi talar om utmaningarna, tar hjälp av varandra, noterar utvecklingen, lyfter perspektivet, varvar med återhämtning och släpper motståndet. Förändring och utveckling är en process som pågår hela tiden, stegvis, avgränsat och cirkulärt. Genom små steg framåt som vi testar och utvärderar så tar vi stora kliv. Vi måste också våga släppa taget av det gamla. Sluta göra allt som inte skapar verkligt värde! Det är svårare att sluta göra saker en att göra nya saker eller saker annorlunda. Tänk också på att förändring tar tid. Det gäller att våga hålla i och hålla ut och se till att få resultat i mål. Det gäller att ha förmågan att fatta rätt beslut på rätt frågeställning och ha förmågan och modet att genomföra beslutet. Det är lika svårt som det låter enkelt. För att man ska lyckas med en transformation så måste man vara ute i verkligheten och inte bara möta den utan även experimentera i den.
Vill du veta mer om hur andra har gjort, vad som fungerar bra och vad som har fungerat mindre bra? Vi på Centigo har ett nätverk som sträcker sig långt och gedigen erfarenhet av förändringsarbete som ger resultat. Tillsammans med ledningsgrupper och med involvering av medarbetarna kan vi hjälpa er att sätta en tydlig, välförankrad strategi för hela organisationen baserat på omvärldens utveckling och de interna styrkorna. Vi utmanar våra kunder att utveckla ett nytänkande och agilt förhållningssätt till digital transformation.
Kontakta oss så hjälper vi dig att bli smartare mer kostnadseffektivt och med hållbara resultat så att du kan skapa maximalt värde för varje skattekrona.
Eva-Lotta Allegri
072-144 73 11
EvaLotta.Allegri@centigo.se
Johan Högne
072-545 06 36
Johan.Hogne@centigo.se
Sureya Agirman
070-754 83 04
Sureya.Agirman@centigo.se
